VIE
Làm thời gian biểu là gì và như thế nào?
Thời gian biểu là một bảng tổng hợp các hoạt động và công việc cần làm trong một khoảng thời gian nhất định. Làm thời gian biểu bao gồm các thông tin về thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động, địa điểm, nội dung và ưu tiên của từng công việc. Việc lập thời gian biểu giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các hoạt động trong ngày, từ đó có thể sắp xếp và phân bổ thời gian một cách hợp lý.
Lập thời gian biểu cũng giúp bạn tập trung vào công việc hiệu quả hơn, tránh bị phân tán bởi những việc không quan trọng. Ngoài ra, nó còn giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ công việc và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.
Lợi ích của việc lập thời gian biểu
Việc làm thời gian biểu mang lại rất nhiều lợi ích cho bạn, nó không chỉ là phương pháp khoa học để sắp xếp công việc mà còn giúp bạn tiết kiệm thời gian. Sau đây là một số lợi ích của việc lập thời gian biểu:
Giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả
Việc lập thời gian biểu giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các hoạt động trong ngày, từ đó có thể sắp xếp và phân bổ thời gian một cách hợp lý. Bạn có thể dành nhiều thời gian cho những công việc quan trọng và ưu tiên, đồng thời hạn chế thời gian cho những việc không quan trọng hoặc lãng phí thời gian.
Hạn chế lãng phí thời gian
Khi bạn đã có một kế hoạch rõ ràng và chi tiết về các hoạt động trong ngày, bạn sẽ dễ dàng hạn chế được vấn đề lãng phí thời gian. Việc này giúp bạn tập trung vào công việc quan trọng và hoàn thành chúng một cách hiệu quả hơn.
Tăng năng suất làm việc
Việc lập thời gian biểu giúp bạn có kế hoạch rõ ràng và chi tiết về các hoạt động trong ngày, từ đó giúp bạn tập trung và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Điều này sẽ giúp bạn tăng năng suất làm việc và hoàn thành công việc nhanh hơn.
Cải thiện hiệu quả học tập
Ngoài việc áp dụng cho công việc, việc lập thời gian biểu cũng rất hữu ích trong việc học tập. Bạn có thể lên kế hoạch cho những bài tập, bài kiểm tra và ôn tập theo từng ngày, từ đó giúp bạn cải thiện hiệu quả học tập và đạt được kết quả tốt hơn.
Cách lập thời gian biểu khoa học
Xác định mục tiêu và ưu tiên công việc
Học cách lập thời gian biểu khoa học vô cùng đơn giản, bạn cần xác định được mục tiêu của mình và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc tho mức độ quan trọng. Điều này giúp bạn tập trung vào những việc cần làm và tránh lãng phí thời gian cho những việc không quan trọng.
Xác định thời gian biểu phù hợp với bản thân
Mỗi người có một cách sống và làm việc khác nhau, vì vậy thời gian biểu của mỗi người cũng sẽ khác nhau. Để xác định thời gian biểu phù hợp với bản thân, bạn cần phải hiểu rõ về bản thân và cách hoạt động của mình.
Để hiểu bản thân, bạn có thể tự hỏi những câu hỏi sau:
- Bạn có thể làm việc tốt vào buổi sáng hay buổi tối?
- Bạn có thích làm việc liên tục trong một khoảng thời gian dài hay bạn cần có những khoảng nghỉ ngắn để tái tạo năng lượng?
- Bạn có thể tập trung vào công việc trong môi trường ồn ào hay bạn cần một không gian yên tĩnh để làm việc?
Khi bạn trả lời được những câu hỏi này, bạn sẽ hiểu rõ hơn về bản thân và thời gian làm việc hiệu quả của mình. Điều này sẽ giúp bạn lập thời gian biểu phù hợp với bản thân.
Sau khi đã xác định được thời gian biểu phù hợp với bản thân thì bạn nên lựa chọn công cụ quản lý thời gian cho riêng mình. Có rất nhiều công cụ quản lý thời gian như lịch, danh sách công việc, bảng kanban,… Tuy nhiên, không phải công cụ nào cũng phù hợp với mọi người. Bạn có thể thử nghiệm và tìm ra công cụ nào phù hợp với cách làm việc của mình nhé.
Lập thời gian biểu linh hoạt
Lập thời gian biểu linh hoạt là kỹ năng quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả. Nó giúp bạn có thể điều chỉnh thời gian biểu của mình khi có những sự kiện bất ngờ xảy ra.
Linh hoạt có nghĩa là thời gian biểu có thể điều chỉnh khi có sự kiện bất ngờ hay có thay đổi xảy ra trong cuộc sống. Khi có những sự kiện này xảy ra, bạn cần phải điều chỉnh thời gian biểu của mình để có thể hoàn thành những việc quan trọng.
Để làm điều này, bạn có thể sử dụng phương pháp “3T” (Tạm dừng, Tập trung, Tiếp tục).
- Tạm dừng: Khi có sự kiện bất ngờ xảy ra, hãy tạm dừng công việc hiện tại và tập trung giải quyết vấn đề mới.
- Tập trung: Sau khi giải quyết xong vấn đề mới, hãy tập trung lại vào công việc đã tạm dừng. Nếu không thể tiếp tục công việc đó, hãy chuyển sang công việc khác để không bị gián đoạn quá nhiều.
- Tiếp tục: Khi đã hoàn thành công việc mới, hãy tiếp tục làm việc theo thời gian biểu ban đầu hoặc điều chỉnh lại thời gian biểu nếu cần thiết.
Ngoài những sự kiện bất ngờ, có thể có những thay đổi trong cuộc sống như thay đổi công việc, chuyển nhà,… Khi có những thay đổi này xảy ra, bạn cần phải điều chỉnh lại thời gian biểu của mình để phù hợp với tình hình mới.
Để làm điều này, bạn có thể sử dụng phương pháp “3B” (Bỏ, Bổ sung, Bố trí lại).
- Bỏ: Xem xét lại các hoạt động trong thời gian biểu và loại bỏ những hoạt động không quan trọng hoặc không cần thiết.
- Bổ sung: Nếu có những hoạt động mới cần phải thực hiện, hãy bổ sung vào thời gian biểu.
- Bố trí lại: Sau khi đã bỏ và bổ sung, hãy bố trí lại thời gian cho các hoạt động còn lại để phù hợp với tình hình mới.
Cân bằng giữa các hoạt động
Cuộc sống hiện đại đòi hỏi chúng ta phải đảm nhận nhiều vai trò khác nhau như công việc, gia đình, bạn bè, sở thích,… Để có cuộc sống cân bằng, chúng ta cần phải cân bằng giữa các hoạt động này.
- Xác định các vai trò trong cuộc sống: Để cân bằng giữa các hoạt động, bạn cần phải xác định các vai trò trong cuộc sống của mình. Ví dụ, bạn có thể có vai trò như người con, người bạn, người đồng nghiệp,… Việc này giúp bạn biết được vai trò nào quan trọng hơn và cần được đặt lên hàng đầu.
- Điều chỉnh thời gian cho từng vai trò: Sau khi đã xác định các vai trò, bạn cần phải điều chỉnh thời gian cho từng vai trò để có cuộc sống cân bằng. Bạn có thể sử dụng bảng tính Excel hoặc ứng dụng quản lý thời gian để lập thời gian biểu cho từng vai trò. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phương pháp “5 – 3 – 2” (5 giờ cho công việc, 3 giờ cho gia đình và bạn bè, 2 giờ cho bản thân) để cân bằng giữa các hoạt động trong ngày.
Các bước lập thời gian biểu
Bước 1: Xác định mục tiêu và ưu tiên công việc
Để có thể lập thời gian biểu hiệu quả, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu của mình trong học tập, công việc và cuộc sống cá nhân. Việc này sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về những gì cần làm và đặt ra mục tiêu cụ thể để đạt được trong thời gian tới.
Mục tiêu của bạn trong học tập, công việc, cuộc sống cá nhân
Đầu tiên, hãy xác định rõ mục tiêu của bạn trong học tập, công việc hay cuộc sống cá nhân. Ví dụ, bạn có thể đặt ra mục tiêu như hoàn thành bài tập, ôn tập cho kỳ thi hay nghiên cứu một chủ đề cụ thể. Nếu bạn đã đi làm thì đặt mục tiêu cho công việc có thể là hoàn thành dự án, đạt được doanh số hay phát triển kỹ năng mới. Cuối cùng, mục tiêu của bạn trong cuộc sống cá nhân, chúng có thể là tham gia các hoạt động giải trí, rèn luyện sức khỏe hay dành thời gian cho gia đình và bạn bè.
Mục tiêu là điểm đến mà bạn muốn đạt được trong tương lai. Nó giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng và có định hướng rõ ràng cho cuộc sống của mình. Để xác định mục tiêu, bạn có thể sử dụng phương pháp SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound).
- Cụ thể (Specific): Mục tiêu của bạn cần phải cụ thể và rõ ràng. Thay vì nói “Tôi muốn có một công việc tốt”, hãy nói “Tôi muốn trở thành giám đốc kinh doanh của một công ty lớn”.
- Đo lường được (Measurable): Mục tiêu của bạn cần phải có thể đo lường được để bạn biết mình đã đạt được hay chưa. Ví dụ, nếu mục tiêu của bạn là “Tôi muốn giảm cân”, bạn có thể đặt mục tiêu cụ thể là giảm 5kg trong 3 tháng.
- Khả thi (Achievable): Mục tiêu của bạn cần phải khả thi để bạn có thể đạt được nó. Nếu bạn đặt mục tiêu quá cao, bạn sẽ dễ bị nản lòng khi không đạt được và từ bỏ.
- Liên quan (Relevant): Mục tiêu của bạn cần phải liên quan đến cuộc sống của bạn và giúp bạn phát triển bản thân.
- Thời gian cụ thể (Time-bound): Mục tiêu của bạn cần phải có thời hạn cụ thể để bạn có động lực và tập trung vào việc đạt được nó.
Sắp xếp các mục tiêu theo mức độ quan trọng và cấp bách
Sau khi đã xác định được mục tiêu của mình, bạn cần phải sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng và cấp bách. Điều này sẽ giúp bạn biết được những việc cần làm trước và ưu tiên cho những công việc quan trọng hơn. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng ma trận ưu tiên (Eisenhower Matrix). Bạn có thể sử dụng bảng đánh giá mức độ quan trọng như bảng dưới đây để giúp bạn xác định được các công việc cần làm trước.
| CÔNG VIỆC | QUAN TRỌNG – KHẨN CẤP | QUAN TRỌNG – KHÔNG KHẨN CẤP | KHÔNG QUAN TRỌNG – KHẨN CẤP | KHÔNG QUAN TRỌNG – KHÔNG KHẨN CẤP |
| Ưu tiên cao | Nên làm ngay | Lên kế hoạch làm sau | Tránh | Bỏ qua |
| Ưu tiên thấp | Làm ngay nếu cần thiết | Nên giao cho người khác | Tránh | Bỏ qua |
Bằng cách sắp xếp các công việc vào ma trận này, bạn có thể quyết định công việc nào cần làm ngay và công việc nào có thể để lại cho sau. Điều này giúp bạn tập trung vào những việc quan trọng và tránh bị sa đà vào những công việc không quan trọng.
Bước 2: Phân chia thời gian hợp lý cho từng công việc
Sau khi đã xác định được mục tiêu và ưu tiên công việc, bạn cần phải phân chia thời gian hợp lý cho từng công việc. Điều này sẽ giúp bạn biết được thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc và có thể cân đối thời gian cho các hoạt động khác.
Xác định thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc
Đầu tiên, hãy xác định thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc. Bạn có thể dựa vào kinh nghiệm hoặc hỏi ý kiến của những người đã từng làm công việc tương tự để đưa ra một ước tính thời gian. Nếu công việc đó là mới với bạn, hãy lập thời gian biểu linh hoạt và điều chỉnh thời gian theo tình hình thực tế.
Cân đối thời gian cho các hoạt động học tập, công việc, cuộc sống cá nhân
Sau khi đã xác định được thời gian cần thiết cho từng công việc, bạn cần phải cân đối thời gian cho các hoạt động học tập, công việc và cuộc sống cá nhân. Điều này sẽ giúp bạn có thể tổ chức thời gian một cách hợp lý và không bị áp lực trong việc hoàn thành các công việc.
Gen On sẽ đưa ra một ví dụ cho bạn dễ hình dung. Nếu bạn có một buổi học vào buổi sáng, sau đó là việc làm tthêm và cuối cùng là thời gian dành cho gia đình và bạn bè, bạn có thể lập thời gian biểu như sau:
| THỜI GIAN | HOẠT ĐỘNG |
| 6:00 – 7:00 | Thức dậy và tập thể dục |
| 7:00 – 8:00 | Chuẩn bị cho buổi học |
| 8:00 – 11:00 | Buổi học |
| 11:00 – 12:00 | Nghỉ trưa |
| 12:00 – 17:00 | Làm việc |
| 17:00 – 18:00 | Thời gian dành cho gia đình và bạn bè |
| 18:00 – 19:00 | Ăn tối |
| 19:00 – 21:00 | Học tập, ôn tập |
| 21:00 – 22:00 | Thư giãn, xem phim hoặc đọc sách |
| 22:00 – 6:00 | Thời gian ngủ |
Bước 3: Lập thời gian biểu linh hoạt
Để có thể lập thời gian biểu hiệu quả, bạn cần phải lập thời gian biểu linh hoạt. Điều này có nghĩa là bạn cần phải lập thời gian biểu có thể thay đổi linh hoạt theo tình hình thực tế. Vì cuộc sống luôn có những bất ngờ và không thể dự đoán được, vì vậy bạn cần phải sẵn sàng thay đổi thời gian biểu để có thể hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
Lập thời gian biểu có thể thay đổi linh hoạt theo tình hình thực tế
Khi lập thời gian biểu, bạn nên để trống một vài khung giờ cho các công việc đột xuất hoặc những việc không thể dự đoán được. Điều này sẽ giúp bạn có thể dành thời gian cho những việc khác khi có bất ngờ xảy ra.
Để trống thời gian cho các công việc đột xuất
Bạn cũng nên để trống một số khung giờ trong ngày để dành cho các công việc đột xuất hay có thể dành thời gian cho bản thân và thư giãn. Việc này sẽ giúp bạn có thể đối mặt với những việc xảy ra bất chợt một cách dễ dàng hơn hoặc để bạn tái tạo năng lượng và tinh thần để tiếp tục làm việc hiệu quả.
Cách lập thời gian biểu online
Việc lập thời gian biểu online giúp cho chúng ta có thể truy cập và quản lý thời gian từ bất kỳ đâu và bất kỳ thiết bị nào, giúp cho việc quản lý thời gian trở nên dễ dàng và tiện lợi hơn. Chúng ta có thể sử dụng các ứng dụng lập thời gian biểu hoặc tự tạo thời gian biểu online theo ý muốn.
Sử dụng các ứng dụng lập thời gian biểu
Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng lập thời gian biểu được phát triển để giúp cho chúng ta quản lý thời gian một cách hiệu quả. Các ứng dụng này có thể được sử dụng trên điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính để bàn, giúp cho chúng ta có thể quản lý thời gian mọi lúc, mọi nơi. Dùng các ứng dụng lập thời gian biểu này sẽ giúp bạn làm thời gian biểu đẹp, sáng tạo theo ý muốn của bản thân.
Các ứng dụng lập thời gian biểu phổ biến
Google Calendar
Google Calendar là một trong những ứng dụng lập thời gian biểu phổ biến nhất hiện nay. Với giao diện đơn giản và dễ sử dụng, người dùng có thể tạo ra các sự kiện, lịch trình và nhắc nhở để quản lý thời gian một cách hiệu quả. Ngoài ra, Google Calendar còn tích hợp với Gmail và các ứng dụng khác của Google, giúp cho việc lập thời gian biểu trở nên linh hoạt và thuận tiện hơn.
Trello
Trello là một công cụ quản lý dự án và lập kế hoạch thời gian rất phổ biến trong cộng đồng làm việc nhóm. Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, Trello cho phép người dùng tạo ra các bảng và thẻ để quản lý các công việc và lịch trình. Các thành viên trong nhóm có thể cùng truy cập và cập nhật thông tin trên Trello, giúp cho việc làm việc nhóm trở nên hiệu quả hơn.
Todoist
Todoist là một ứng dụng lập thời gian biểu đa năng, cho phép người dùng tạo ra các danh sách công việc và lịch trình theo ngày, tuần hoặc tháng. Ngoài ra, Todoist còn tích hợp với nhiều ứng dụng khác như Gmail, Slack, Google Calendar, giúp cho việc quản lý thời gian trở nên linh hoạt và thuận tiện hơn.
Tự tạo thời gian biểu online
Nếu bạn muốn tạo ra một thời gian biểu theo ý muốn và không muốn sử dụng các ứng dụng có sẵn, bạn có thể tự tìm cách làm thời gian biểu đẹp và trực tuyến bằng cách sử dụng các công cụ thiết kế hoặc các mẫu thời gian biểu có sẵn trên mạng.
Sử dụng các công cụ thiết kế online để tạo thời gian biểu
Có rất nhiều công cụ thiết kế online miễn phí như Canva, Adobe Spark, Piktochart,… giúp cho việc tạo thời gian biểu trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Bạn có thể tùy chỉnh các mẫu thời gian biểu có sẵn hoặc tự thiết kế một thời gian biểu theo ý muốn với các công cụ này.
Sử dụng các mẫu thời gian biểu có sẵn trên mạng
Ngoài các công cụ thiết kế, chúng ta cũng có thể tìm kiếm các mẫu thời gian biểu có sẵn trên mạng để sử dụng. Các mẫu này thường được thiết kế sẵn và có thể tải về và chỉnh sửa theo ý muốn. Việc sử dụng các mẫu thời gian biểu này giúp cho việc lập thời gian biểu trở nên nhanh chóng và tiết kiệm thời gian hơn.
Lời khuyên cho việc lập thời gian biểu
Luôn cập nhật thời gian biểu
Một thời gian biểu hiệu quả cần được cập nhật thường xuyên. Bạn có thể lên kế hoạch cho một tuần hoặc một tháng, tùy vào sự linh hoạt của công việc và thói quen của bạn. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả, bạn cần cập nhật lại thời gian biểu hàng ngày. Điều này giúp bạn điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết và đảm bảo không bị lãng quên các công việc quan trọng.
Điều chỉnh thời gian biểu theo tình hình thực tế
Mặc dù đã lên kế hoạch chi tiết cho ngày hôm nay, nhưng có thể có những tình huống bất ngờ xảy ra và làm thay đổi kế hoạch ban đầu. Vì vậy, bạn cần linh hoạt và điều chỉnh thời gian biểu theo tình hình thực tế. Nếu có công việc khẩn cấp xuất hiện, bạn có thể dành thêm thời gian cho nó và chuyển các công việc khác sang ngày khác.
Kiên trì thực hiện theo thời gian biểu đã lập ra
Lập thời gian biểu chỉ có ý nghĩa khi bạn thực hiện nó một cách kiên trì. Nếu bạn không tuân thủ kế hoạch đã đặt ra, thời gian biểu sẽ trở thành vô nghĩa và bạn sẽ không thể quản lý thời gian và tăng năng suất như mong muốn. Vì vậy, hãy luôn kiên trì thực hiện theo thời gian biểu đã lập ra nhé!
Làm thời gian biểu là một trong những kỹ năng quản lý thời gian cơ bản và quan trọng nhất. Việc lập thời gian biểu giúp bạn có cái nhìn tổng quan về các hoạt động trong ngày, từ đó có thể sắp xếp và phân bổ thời gian một cách hợp lý, hạn chế lãng phí thời gian và tăng năng suất làm việc. Để có được một thời gian biểu hiệu quả, bạn cần xác định mục tiêu, lập thời gian biểu và luôn cập nhật thời gian biểu, điều chỉnh theo tình hình thực tế và kiên trì thực hiện theo kế hoạch đã đặt ra. Hy vọng bài viết này Gen On đã giúp bạn có thêm những kỹ năng để quản lý thời gian hiệu quả và tăng năng suất trong công việc và cuộc sống nhé.
